In Deutschland kann ein Wohnungseigentümer den Wechsel der Hausverwaltung anstoßen, aber normalerweise nicht allein bestimmen. Bei einer Wohnungseigentümergemeinschaft entscheidet die Eigentümerversammlung durch Beschluss über die Abberufung des bisherigen und die Bestellung eines neuen Verwalters. Für die Abberufung ist nach § 26 Absatz 3 Wohnungseigentumsgesetz kein besonderer Grund erforderlich; für eine sofortige Beendigung des Verwaltervertrags kann ein wichtiger Grund dagegen weiterhin entscheidend sein.
Wer lediglich Mieter ist, hat in der Regel kein eigenes Stimmrecht über die Verwaltung der Wohnungseigentümergemeinschaft. Mieter können Mängel und Pflichtverletzungen gegenüber ihrem Vermieter geltend machen, den Austausch der vom Eigentümer beauftragten Verwaltung aber normalerweise nicht selbst verlangen.
Zuerst klären: WEG-Verwalter, Mietverwaltung oder Sondereigentumsverwaltung?
Welche Rechte bestehen, hängt davon ab, welche Art von Hausverwaltung gemeint ist. Der umgangssprachliche Begriff bezeichnet mehrere rechtlich unterschiedliche Aufgabenverhältnisse.
- WEG-Verwaltung: Sie verwaltet das gemeinschaftliche Eigentum einer Wohnungseigentümergemeinschaft. Über Bestellung und Abberufung entscheiden die Eigentümer durch Beschluss.
- Mietverwaltung: Ein Eigentümer oder Vermieter beauftragt eine Verwaltung mit der Betreuung vermieteter Wohnungen. Über einen Wechsel entscheidet grundsätzlich der Auftraggeber, nicht der Mieter.
- Sondereigentumsverwaltung: Ein einzelner Eigentümer lässt seine Wohnung verwalten. Maßgeblich sind der individuelle Vertrag und die darin geregelten Kündigungsmöglichkeiten.
Die häufigste Konstellation bei einem geforderten Verwaltungswechsel ist die WEG-Verwaltung. Die folgenden Regeln beziehen sich deshalb auf Wohnungseigentümergemeinschaften nach deutschem Recht. Maßgebliche Prüfpunkte sind das Wohnungseigentumsgesetz, die Gemeinschaftsordnung, die bisherigen Eigentümerbeschlüsse und der Verwaltervertrag. Der rechtliche Stand dieser Einordnung ist November 2026.
Ein Eigentümer darf den Wechsel anstoßen – die Gemeinschaft entscheidet
Ein einzelner Wohnungseigentümer kann verlangen, dass sich die Gemeinschaft mit dem Thema befasst. Er kann jedoch nicht durch eine persönliche Erklärung gegenüber der Hausverwaltung deren Organstellung beenden. Dafür braucht es einen Beschluss der Eigentümer.
Nach § 26 Absatz 3 WEG kann der Verwalter jederzeit abberufen werden. Ein nachgewiesenes Fehlverhalten ist für diesen Abberufungsbeschluss nicht erforderlich. Soweit Gesetz und Gemeinschaftsordnung keine abweichende, zulässige Regel für die Abstimmung ergeben, werden Beschlüsse nach § 25 WEG mit der Mehrheit der abgegebenen Stimmen gefasst. Vor der Versammlung sollte geprüft werden, wie Stimmrechte in der Gemeinschaftsordnung geregelt sind und welche Vollmachten für die Abstimmung vorliegen.
Ein Wechsel lässt sich sinnvoll in zwei Entscheidungen aufteilen:
- Abberufung des bisherigen Verwalters zu einem eindeutig bestimmten Zeitpunkt.
- Bestellung eines benannten Nachfolgers mit festgelegtem Beginn und geklärter Vertragsgrundlage.
Beide Punkte sollten in der Einladung zur Eigentümerversammlung erkennbar angekündigt sein. Eine überraschende Abstimmung unter einem unklaren Tagesordnungspunkt birgt das Risiko, dass der Beschluss später angefochten wird. Angebote geeigneter Nachfolger gehören daher möglichst vor der Abstimmung auf den Tisch.
Abberufung und Verwaltervertrag enden nicht automatisch gleichzeitig
Die Stellung als WEG-Verwalter und der zugrunde liegende Dienstvertrag sind rechtlich zu trennen. Die Abberufung nimmt der Verwaltung ihre Organstellung, beendet aber nicht zwingend im selben Augenblick sämtliche vertraglichen Pflichten und Vergütungsansprüche.
Nach § 26 Absatz 3 WEG endet der Verwaltervertrag spätestens sechs Monate nach der Abberufung. Ein früheres Vertragsende kann sich aus dem Vertrag, einer einvernehmlichen Aufhebung oder einer wirksamen Kündigung ergeben. Ob eine fristlose Kündigung möglich ist, hängt vom Einzelfall ab und setzt regelmäßig einen wichtigen Grund voraus. Erhebliche Pflichtverletzungen können dafür sprechen; eine bloße Unzufriedenheit genügt nicht automatisch.
Diese Trennung ist für die Kostenplanung wichtig: Die Gemeinschaft sollte vor dem Beschluss prüfen, ob sich die Vergütungszeiträume des alten und des neuen Vertrags überschneiden könnten. Der Bestellungsbeschluss, der bestehende Vertrag und der Entwurf des neuen Vertrags müssen zeitlich aufeinander abgestimmt werden.
Welche Umstände einen Wechsel besonders gut begründen
Obwohl die Gemeinschaft für die Abberufung keinen besonderen Grund nachweisen muss, erhöhen nachvollziehbare Tatsachen die Chance auf eine Mehrheit. Sie helfen außerdem bei der getrennten Frage, ob der Vertrag vorzeitig beendet werden kann oder Ansprüche wegen eines Schadens geprüft werden sollten.
Gewicht können etwa folgende Vorgänge haben:
- gefasste Beschlüsse werden trotz Zuständigkeit wiederholt nicht umgesetzt;
- Abrechnungen oder Wirtschaftspläne weisen erhebliche, nicht aufgeklärte Mängel auf;
- wichtige Unterlagen werden der Gemeinschaft nicht zugänglich gemacht;
- notwendige Versammlungen oder unaufschiebbare Maßnahmen bleiben ohne tragfähigen Grund aus;
- Interessenkonflikte oder schwerwiegende Kommunikationsdefizite beeinträchtigen die ordnungsgemäße Verwaltung;
- das Vertrauensverhältnis ist innerhalb der Eigentümergemeinschaft dauerhaft zerstört.
Nicht jeder dieser Punkte beweist für sich eine Pflichtverletzung oder einen wichtigen Kündigungsgrund. Aussagen sollten mit Beschlüssen, Protokollen, Schriftverkehr, Abrechnungsunterlagen und nachvollziehbaren Zeitabläufen belegt werden. Persönliche Wertungen sind für die Abstimmung meist weniger überzeugend als dokumentierte Vorgänge und deren Folgen für die Gemeinschaft.
Der sichere Weg vom Anliegen zum abstimmungsfähigen Beschluss
Ein erfolgreicher Antrag braucht mehr als die Forderung nach einer anderen Verwaltung. Die Eigentümer müssen wissen, worüber sie abstimmen, wann der Wechsel erfolgen soll und wer die Aufgaben anschließend übernehmen kann.
- Status prüfen: Bestellungsbeschluss, Verwaltervertrag, Laufzeit, Gemeinschaftsordnung und frühere Beschlüsse zusammenstellen.
- Unterstützung suchen: Andere Eigentümer sachlich über die Gründe, mögliche Kosten und Folgen informieren. Ohne ausreichende Stimmen scheitert der Wechsel auch bei berechtigter Kritik.
- Tagesordnung beantragen: Abberufung, Vertragsbeendigung und Neubestellung getrennt und eindeutig zur Behandlung in der Eigentümerversammlung vorschlagen.
- Nachfolge vorbereiten: Vergleichbare Angebote einholen und Leistungsumfang, Vergütung, Vertragsdauer, Vertretungsregeln sowie Zeitpunkt der Übernahme prüfen.
- Übergang regeln: Herausgabe von Kontounterlagen, Verträgen, Beschlusssammlung, Schlüsseln, Zugangsdaten und sonstigen Verwaltungsunterlagen in den Beschluss beziehungsweise den neuen Vertrag einbeziehen.
Für den Antrag an die Verwaltung oder den Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats kann folgender Text angepasst werden:
Die Formulierung zur Vertragsbeendigung ist bewusst von der Abberufung getrennt. Ob ein bestimmtes Enddatum wirksam beschlossen oder eine außerordentliche Kündigung erklärt werden kann, sollte anhand des Verwaltervertrags und der tatsächlichen Vorgänge geprüft werden.
Wenn die Verwaltung keine Versammlung einberuft
Eine ablehnende oder ausbleibende Reaktion bedeutet nicht automatisch, dass ein einzelner Eigentümer selbst zur Versammlung laden darf. Das WEG regelt, wer unter welchen Voraussetzungen einberufen kann. Neben dem Verwalter können dabei Funktionen des Verwaltungsbeirats und weitere gesetzliche Voraussetzungen eine Rolle spielen.
Die Eigentümer sollten zunächst nachweisbar die ordnungsgemäße Befassung und gegebenenfalls die Einberufung einer Versammlung verlangen. Dabei helfen ein klarer Tagesordnungsvorschlag, die Unterstützung weiterer Eigentümer und eine dokumentierte Zustellung. Ob die gesetzlichen Voraussetzungen für einen anderen Einberufungsweg erfüllt sind, muss anhand von § 24 WEG, der Gemeinschaftsordnung und der jeweiligen Organbesetzung geprüft werden.
Blockiert die Verwaltung trotz gewichtiger Gründe jede Beschlussfassung, kann eine gerichtliche Klärung in Betracht kommen. Je nach Ausgangslage geht es etwa um eine Beschlussersetzung oder andere wohnungseigentumsrechtliche Ansprüche. Zuständig ist regelmäßig das für den Ort des Grundstücks zuständige Amtsgericht als Wohnungseigentumsgericht. Vor einem solchen Verfahren ist wegen der erforderlichen Anträge, Nachweise und möglichen Kosten eine Beratung im Wohnungseigentumsrecht sinnvoll.
Was Mieter bei einer problematischen Hausverwaltung erreichen können
Mieter können ihren Vermieter auf schlechte Erreichbarkeit oder Fehler der beauftragten Verwaltung hinweisen, haben aber normalerweise keinen Anspruch darauf, dass der Vermieter ein bestimmtes Verwaltungsunternehmen austauscht. Rechtlich maßgeblich bleibt das konkrete Problem aus dem Mietverhältnis.
Bei einem Wohnungsmangel sollte der Mieter den Mangel seinem Vermieter nachweisbar anzeigen und Abhilfe verlangen. Bei einer unklaren Betriebskostenabrechnung ist die Abrechnung selbst zu prüfen. Gefährliche Zustände erfordern eine schnelle Meldung an die vertraglich oder tatsächlich zuständige Stelle. Die Forderung nach einem Personal- oder Unternehmenswechsel ersetzt diese sachbezogenen Rechte nicht.
Ist der Vermieter selbst Mitglied einer Wohnungseigentümergemeinschaft, kann er die dortigen Beschlusswege nutzen. Der Mieter kann ihm dafür dokumentierte Informationen liefern, erhält dadurch aber kein eigenes Stimmrecht in der Eigentümerversammlung.
Häufige Fragen zum Wechsel der WEG-Verwaltung
Kann eine Verwaltung nach der Abberufung noch Unterlagen zurückhalten?
Die Gemeinschaft sollte die Übergabe frühzeitig, vollständig und mit einem festen Ansprechpartner organisieren. Welche Unterlagen, Daten und Zugänge herauszugeben sind, hängt von den Verwaltungsbeständen und den vertraglichen Regelungen ab. Bei Streit sollte die Gemeinschaft ihre Ansprüche gebündelt geltend machen, statt einzelne Eigentümer unabhängig voneinander handeln zu lassen.
Können Pflichtverletzungen zusätzlich zu Schadensersatz führen?
Ein Verwalterwechsel und ein Schadensersatzanspruch sind getrennte Fragen. Für Schadensersatz müssen unter anderem eine zurechenbare Pflichtverletzung, ein nachweisbarer Schaden und der Zusammenhang zwischen beiden geprüft werden. Die Gemeinschaft sollte Belege sichern und vor einer Forderung klären, wer den Anspruch geltend machen darf.
Darf sofort eine bestimmte neue Verwaltung eingesetzt werden?
Die Eigentümer können mit der Abberufung auch eine neue Verwaltung bestellen, wenn die Beschlussfassung ordnungsgemäß vorbereitet wurde. Dafür sollten Kandidat, Beginn der Bestellung und wesentliche Vertragsbedingungen vor der Abstimmung feststehen. Fehlen ausreichende Informationen oder war die Neubestellung nicht ordnungsgemäß angekündigt, kann der Beschluss angreifbar sein.